xDesk

Reduzierte Bürokapazitäten effizient ausnutzen

Wie schon im News-Beitrag zum Community Icon Set (das zum kostenlosen Download zur Verfügung steht) berichtet, möchten wir im Rahmen der gesetzlichen Lockerungen die sichere Rückkehr in den Arbeitsalltag ermöglichen. Als interne Sicherheitsmaßnahme haben wir mitunter die Kapazitäten aller Büros reduziert, so dass die Abstandsregeln eingehalten werden können. Aber wer soll da noch ohne große Absprachen den Überblick behalten, ob sein Büro frei ist und ob er überhaupt ins Office kommen kann? Unsere Antwort: xDesk!

xDesk App

Was ist xDesk?

xDesk ist eine App, die wir selbst entwickelt haben. Mit der App geben wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, bequem von zu Hause aus oder unterwegs einen Arbeitsplatz im Büro zu buchen. Denn gemeinsames Arbeiten ist ein wichtiger Teil unserer Philosophie! Unser Fokus liegt auf kollaborativem Arbeiten und dazu müssen wir auch die Möglichkeit haben, zusammen zu sein.
xDesk soll kein Ersatz für die offizielle Corona-App des RKI sein, sondern eine Erleichterung des Arbeitsalltags für Unternehmen und deren Mitarbeiter in Zeiten von COVID-19.
Aktuell fordern viele Firmen ein, dass ihre Mitarbeiter wieder ins Büro kommen. Häufig fehlt es dabei jedoch an unterstützenden Maßnahmen. xDesk ist unsere Antwort auf diese Herausforderung und diese möchten wir auch mit anderen Unternehmen teilen. Was wir dazu von Ihnen brauchen, finden Sie im letzten Abschnitt!

Wie funktioniert die App?

Ganz simpel: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen buchen von zu Hause aus ihr Büro für die Tage, an denen sie vor Ort arbeiten möchten. Im Büro angekommen, scannt man den QR-Code an der Bürotür und ist damit eingecheckt.

Startscreen, Buchung der Tage im Office, Check-In
Startscreen, Buchung der Tage im Office, Check-In

Weitere Entwicklungspläne für unseren Anwendungsfall: Einchecken in Meeting-Räume, Kopplung mit xPark und einige Motivational Design Features wie Erinnerungen an Check-Ins. Wir sind gespannt, wie es mit dieser App weitergeht!

Was sind die Vorteile von xDesk?

Die App soll das Arbeiten am Arbeitsplatz sicher und planbar machen, während sie dafür sorgt, dass individuelle „Bürokapazitäten“ nicht überschritten werden. Man ist dadurch deutlich flexibler, da nicht mehr wochenweise geplant werden bzw. man sich im Team abstimmen muss, wer wann ins Büro kommen mag. Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz. Die Check-in-Funktion ermöglicht es, Infektionsketten zu unterbrechen, da man bei Bedarf möglicherweise betroffene Mitarbeiter unmittelbar informieren kann. Zusammengefasst ist xDesk eine einfache und schlanke App, die auf spielerische Weise die Kollegen und Kolleginnen motiviert, wieder ins Büro zu kommen.

Interesse geweckt? Jetzt Kontakt aufnehmen unter contact@ergosign.de.

Scannen eines QR-Codes
Scannen eines QR-Codes

Wie kam die Idee zu xDesk?

Die Idee zu xDesk entstand tatsächlich schon vor der Corona-Krise, während der Entwicklung unserer App xPark. Der Name selbst ist auch eine Anlehnung an unsere Parkplatz-Buchungs-App xPark.
Die App war ursprünglich als Unterstützung für ein Schreibtisch-Sharing-Konzept gedacht, das wir jedoch nicht weiter verfolgt haben. Als aber die ersten Sicherheitsmaßnahmen für die Rückkehr ins Büro entstanden, war die Idee sofort wieder präsent und unsere Geschäftsleitung hat ohne Zögern die Entwicklung freigegeben.

Wie funktioniert xDesk technisch?

Im Grunde genommen basiert xDesk auf zwei Bausteinen: der mobilen App und einem Server.
Die App wurde in wenigen Wochen mittels Flutter entwickelt. Mit diesem modernen Framework können wir eine native App für Android und iOS anbieten. Serverseitig setzen wir auf Docker. Bei der Konzeption von xDesk haben wir allgemein viel Wert auf die Flexibilität des Systems gelegt. Neue Richtlinien wie beispielsweise neue Kapazitätsgrenzen können direkt übernommen werden. Alle Änderungen werden über die Web-Oberfläche verwaltet – ganz simpel und transparent.
Diese Flexibilität des Systems erlaubt es uns auch, die App anderen Unternehmen mit wenig Aufwand zur Verfügung zu stellen.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Was wird getrackt?

Die App wurde für den reinen Unternehmenskontext entwickelt, wir speichern nur die notwendigsten Daten zur Erfassung der Büroauslastung. Konkret bedeutet das: der Benutzername, der Tag der Buchung und wer in welchem Büro eingecheckt hat – ohne Uhrzeit oder Dauer.
Die Daten werden 30 Tage auf dem Server gespeichert, damit wir im Falle einer COVID-19-Infektion die Infektionskette nachverfolgen und alle betroffenen Personen informieren können.
Das Hosting der Daten ist beim jeweiligen Unternehmen möglich und gewünscht.

Warum möchten wir xDesk teilen?

Die Entwicklung der App war anfangs für die interne Nutzung an unseren Standorten gedacht. Jedoch haben wir schnell gemerkt, dass die einfache Skalierbarkeit es uns ermöglicht, die Lösung auch anderen Unternehmen anzubieten. Wir glauben, dass aktuell viele Unternehmen vor einem ähnlichen Problem stehen, das mit dem Einsatz von xDesk gelöst werden kann.
Mit xDesk wollen wir einen kleinen Beitrag leisten, die Verbreitung von COVID-19 einzudämmen.

Wir freuen uns auch sehr über die lokale Unterstützung im Saarland bei der Veröffentlichung der xDesk App.

Wie kann ich xDesk in meinem Unternehmen einsetzen?

xDesk ist eine individuelle Lösung und keine Out-of-the-box-App. Daher ist ein Gespräch mit uns notwendig. Darin besprechen wir Themen wie Kapazitäten, Anzahl der Büroräume und Arbeitsplätze, aber auch das Hosting und weitere Daten, die wir für die App benötigen. Alles zum Thema Datenschutz können Sie weiter oben nachlesen.

Let's shape the future together! Kommen Sie in unsere Offices in Deutschland und der Schweiz, um gemeinsam innovativ zu sein.

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